Immer wieder werde ich in meinen Workshops gefragt: „Darf man Rechnungen mit Word schreiben?“.

Als Businessstarter ist es sicherlich verlockend, schnell auf eine der Rechnungsvorlagen zurückzugreifen und schon ist die Rechnung mit Word erstellt. Es ist einfach und man spart im ersten Schritt die Kosten für eine Rechnungssoftware.

Wenn du nun eine verbindliche Antwort auf die Frage suchst, ob man Rechnungen mit Word schreiben darf oder nicht, dann frage einen Rechtsanwalt oder deinen Steuerberater.

Wenn du dir das Geld für den Anwalt sparen möchtest, dann solltest du einfach deine Rechnungen, unabhängig von der Gesetzeslage, generell nicht mit Word oder Excel schreiben und jetzt weiterlesen.

Denn ich zeige dir in diesem Artikel, welchen einfachen Weg du nehmen kannst, um deine Rechnungen gesetzeskonform zu schreiben.

Deine Rechnung muss gesetzeskonform sein

Wenn ich in diesem Artikel von Word oder Excel spreche, gilt das selbe auch für all die anderen Textverarbeitungsprogramme, die es so gibt. Alle sind tolle Tools, die uns in unserem Businessalltag super unterstützen können. Für die Rechnungserstellung in deiner Buchhaltung sind sie aber leider nicht optimal.

Warum ist das so?

Der Gesetzgeber hat Richtlinien festgelegt, nach denen Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden müssen. Diese Richtlinien hat er GoBD genannt. GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Keine Sorgen, die ausführliche Bezeichnung musst du dir nicht merken.

Was du dir aber merken solltest ist, was die Grundsätze der GoBD für dich und dein Unternehmen bedeuten. Die Grundsätze der GoBD stellen folgende Anforderungen:

1. Nachvollziehbarkeit

2. Nachprüfbarkeit

3. Vollständigkeit

4. Richtigkeit

5. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

6. Ordnung

7. Unveränderbarkeit

Wenn du dich detaillierter in die GoBD einlesen möchtest, dann kannst du dir auf der Seite vom Bundesfinanzministerium das PDF-Dokument zu den GoBD kostenfrei herunterladen.

Rechnungen mit Word schreiben ist nicht gesetzeskonform!

Wenn du deine Rechnungen mit Word schreiben möchtest, ist dies nicht nur sehr zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Nicht selten kommt es vor, dass alte Rechnungen versehentlich überschrieben werden, Rechnungsnummern doppelt vergeben oder ausgelassen werden oder, dass eine Datei unbeabsichtigt gelöscht wird. Hinzu kommen diverse Tippfehler oder falsch ausgerechnete Umsatzsteuerbeträge. Hier wird gleich gegen mehrere Grundsätze der GoBD verstoßen.

Werden Rechnungen mit Word oder Excel oder ähnlichen Programmen erstellt und gespeichert werden, sind zudem leicht veränderbar. Auch PDF-Dokumente sind mit der entsprechenden Software veränderbar und verstoßen somit gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Um also gesetzeskonform arbeiten zu können, musst du zusätzliche Maßnahmen ergreifen, welche nicht selten mit einer größeren Investition verbunden sind. Hinzu kommt der zusätzliche Zeitaufwand für die technische Umsetzung und die Implementierung eines Workflows.

Das geht einfacher!

Nutze eine Software zur Rechnungserstellung

Langfristig gesehen sollte dein Ziel sein, deine Buchhaltung komplett digital zu erledigen. Das bedeutet, du schreibst nicht nur deine Rechnungen digital, sondern verwaltest auch deine Eingangsrechnungen digital. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, sondern spart dir auch Platz, da du keine Pendelordner mehr lagern musst.

Wenn du deine Buchhaltung also digital, automatisiert und vor allem effizient führen möchtest, ist Rechnungen mit Word schreiben kein guter Weg für dein Business. Meine Empfehlung: Schreibe deine Rechnungen mit einer passenden Softwarelösung, z.B. lexoffice*. Du bist damit nicht nur GoBD-konform unterwegs, sondern arbeitest auch noch schneller und reduzierst Fehler.

Eine Rechnung muss gewisse Pflichtangaben enthalten. Eine Rechnungssoftware ist immer auf dem aktuellsten Stand, was die grundsätzlichen Pflichtangaben oder auch Gesetzesänderungen betrifft. Unternehmen, die ihre Rechnungen mit Word schreiben, müssen selbst dafür sorgen, dass ihre Rechnung alle Pflichtangaben enthalten und sich über aktuelle Gesetzesänderungen rechtzeitig informieren.

Rechnungen mit Word schreiben ist fehleranfällig

Typische Fehler, die dir beim Schreiben von Rechnungen mit Word unterlaufen können sind u.a.

• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder ausgelassen
• Tipp- und Rechenfehler beim Umsatzsteuerbetrag
• Tipp- und Rechenfehler bei der Rechnungssumme
• Zusatzangaben z.B. zum Reverse-Charge-Verfahren vergessen

Ich könnte diese Liste noch weiter führen. Durch die Nutzung einer Rechnungssoftware werden diese Fehler allerdings ganz automatisch vermieden ohne, dass du dich weiter drum kümmern musst.

Reduziere den Zeitaufwand

Rechnungen mit Word schreiben ist ziemlich zeitaufwändig. Du musst du z.B. jedesmal die komplette Adresse deines Kunden neu eintragen. Du musst Artikeltexte und Dienstleistungsbeschreibungen immer wieder von neuem eintippen.

Du musst Preise und Zahlungsbedingungen einfügen und die oben genannten Pflichtangaben bei jeder Rechnung überprüfen.

Durch die Nutzung einer Rechnungssoftware erstellst du deine Rechnung viel schneller. Du legst einmalig die Kontaktdaten deiner Kunden als Datensatz an und wählst diesen für zukünftige Rechnungen nur noch per Klick aus einem Dropdown-Menü aus.

Auch Produkte oder Dienstleistungen kannst du inklusive Preise als Datensatz speichern. Du kannst dir verschiedene Zahlungsbedingungen als Datensatz anlegen und sie gleich beim jeweiligen Kunden hinterlegen. So stellst du sicher, dass dein Kunde auch immer die gleichen Bedingungen automatisch auf seinen Rechnungen stehen hat.

Du musst nicht mehr alles von Hand in die Rechnungsvorlage eintippen, sondern baust dir deine Rechnung aus den gespeicherten Bausteinen einfach zusammen.

Du sparst dir nicht nur viel Zeit, weil das Ausdrucken und Abheften der Belege wegfällt, sondern auch noch bares Geld, da du keine Kosten mehr für Papier, Ordner, Briefumschläge und Porto brauchst.

Das heißt für dich:

• weniger Zeiteinsatz
• weniger Kosten
• weniger Fehler
• mehr Sicherheit und geschonte Nerven

Du hast einen besseren Überblick

Durch die Verwendung einer Rechnungssoftware mit Buchhaltungsfunktionen, musst du deine Rechnungen nicht mehr in einer Tabelle auflisten, um zu sehen, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind. Durch den automatischen Abgleich mit deinem Bankkonto bekommst du mit wenigen Klicks eine Auswertung über noch offene Rechnungen und kannst deine Kunden zeitnah über die noch offene Rechnung informieren. Dadurch bezahlen deine Kunden zeitnah ihre Rechnungen und du verringerst die Gefahr von Liquiditätsengpässen auf deinem Bankkonto.

Hinzu kommt noch die Zeit- und Kostenersparnis beim Suchen von Belegen. Wenn du pro Monat 20 Belege suchen musst und für jeden Beleg ca. 5 Minuten brauchst, kostet dich das bei einem Stundensatz von 75€ jeden Monat 125€. Das sind 1.500 € im Jahr nur fürs Suchen von Belegen. Da hast du noch nichts gebucht, erfasst oder sonstiges für deine Buchhaltung getan – nur Belege gesucht!

Verwendest du ein eigenes Rechnungslayout?

Eine Unternehmerin sagte in einem Gespräch einmal zu mir: „Ich möchte meine Rechnungen mit Word schreiben, weil ich dort eine so schöne Rechnungsvorlagen gestaltet habe.“

Nutzt du auch eine Rechnungsvorlage oder hast dir ein spezielles Layout in deinen Brandingfarben gestalten lassen und hast jetzt Sorge, dass du ein 0-8-15-Layout verwenden musst?

Da kann ich dich beruhigen: Die meisten Rechnungsprogramme bieten dir die Möglichkeit mindestens ein eigenes Rechnungslayout zu verwenden. So kannst du deine Rechnungsvorlage einfach wie ein digitales Briefpapier verwenden und deine Rechnungssoftware fügt nur noch die notwendigen Rechnungsdaten ein.

Mein Fazit

Wenn du weiterhin deine Rechnungen mit Word schreiben möchtest, dann erfordert es zusätzliche Maßnahmen, um gesetzeskonform und digital arbeiten zu können.

Mit der passenden Softwarelösung erstellst du deine Rechnungen automatisch gesetzeskonform mit allen Pflichtangaben und arbeitest dabei auch noch schneller und effizienter.

Es gibt eine Vielzahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Rechnungsprogrammen. Schau dir genau an, welche Version welche Funktionen bietet und welche du für dein Unternehmen brauchst. Teste verschiedene Programme und schau, mit welchem du gut zurecht kommst.

Wenn du dir meine Unterstützung bei der Suche nach einer für dich passenden Softwarelösung wünschst, dann schicke mir gerne eine E-Mail und buch dir einen kostenfreien Strategiecall.

Zu welchem Team gehörst du? Rechnungen mit Word schreiben oder Buchhaltungstool-Nutzer? Schreib mir in die Kommentare, für welches Tool du dich entschieden hast und warum!