invoicefetcher® – Automatisiert Belege für die Buchhaltung einsammeln

Rechnungen einsammeln ist immer noch einer der größten Zeit- und damit Kostenfaktoren in der Buchhaltung.

Mit einem Tool wie invoicefetcher® kannst du sowohl E-Mail-Rechnungen, als auch Rechnungen aus Onlineportalen automatisiert einsammeln lassen und dadurch eine Menge Zeit sparen.

In diesem Artikel möchte ich dir invoicefetcher® etwas genauer vorstellen und dir zeigen, wie deine Belege automatisiert direkt in deiner Buchhaltung landen.

Was genau ist invoicefetcher®?

Invoicefetcher® verfügt über diverse Portalanbindungen: Du suchst dir in invoicefetcher® das Onlineportal aus, aus dem du deine Rechnungen herunterladen möchtest und hinterlegst deine Zugangsdaten.

Invoicefetcher® prüft nun das Onlineportal regelmäßig auf neue Rechnungen, lädt sie herunter und speichert sie in deinem invoicefetcher®-Account ab. Bindest du ein weiteres Tool zur Belegverwaltung oder dein Buchhaltungsprogramm an, dann werden deine Rechnungen automatisiert an diese weitergeleitet.

Je nach Tarif kannst du eine unterschiedliche Anzahl von Onlineportalen anlegen. 

Ab dem Tarif „Easy“ kannst du 3 Onlineportale anbinden und gegen einen Aufpreis die Funktion „invoicefetcher®.email“ dazu buchen. Ab dem Tarif „Standard“ ist diese Funktion im Preis enthalten.

Mit invoicefetcher®.email kannst du dann zusätzlich E-Mail-Rechnungen automatisiert einsammeln und an ein Tool zur Belegverwaltung oder ein Buchhaltungsprogramm übergeben lassen.

Bitte beachte, dass du in der kostenfreien Version von invoicefetcher® den automatisierten Upload zu z.B. Lexware Office nur für 90 Tage nutzen kannst und die Rechnungen in einem Rhythmus von 30 Tagen bei deinen Lieferanten abgerufen werden.

So geht’s

Gehe zur Startseite von Invoicefetcher® unter https://www.invoicefetcher.com und klicke oben rechts auf „Anmelden“. Klicke dann auf den Reiter „Registrieren“, um zur Bestellseite weitergeleitet zu werden.

Hier wählst du zunächst ein Paket aus und, ob du einen jährlichen oder monatlichen Abrechnungszyklus nutzen möchtest.

Die Pakete „Free“ und „Easy“ sind nur im jährlichen Abrechnungszyklus verfügbar, alle anderen Pakete kannst du auch monatlich buchen. Je nach Abrechnungszyklus beträgt die Laufzeit der Pakete ein Jahr oder drei Monate.

Durch Klick auf die einzelnen Pakete wird dir rechts in der Bestellübersicht angezeigt, wie viele Online-Portale du in diesem Paket anbinden kannst, wie viele Dokumente verarbeitet werden können und, ob du Apps z.B. Lexware Office verbinden kannst.

Außerdem wird dir zusätzlich angezeigt, ob die Funktion „invoicefetcher®.email“ enthalten ist und ob du weitere Benutzer anlegen kannst.

Im nächsten Abschnitt gibst du deine Daten und deine Rechnungsanschrift ein.

Im letzten Block wählst du aus, ob der Betrag für das gebuchte Paket via SEPA-Mandat von deinem Bankkonto abgebucht werden soll oder ob du eine Rechnung erhalten möchtest, die du selbst überweisen musst.

Sind alle notwendigen Felder ausgefüllt, klickst du rechts auf den grünen Button „Kostenlos registrieren“ bzw. „Kostenpflichtig bestellen“, je nach Paket.

Jetzt kannst du dich in deinen Invoicefetcher®-Account einloggen und landest im Dashboard.

1. Lieferanten hinzufügen

Als erstes verbindest du alle Online-Portale, aus denen später automatisiert die Rechnungen abgeholt werden sollen.

Die Online-Portale heißen bei Invoicefetcher® „Lieferanten“.

Klicke in der linken Menüleiste auf Lieferanten und dann oben rechts auf den Button mit dem Stiftsymbol „Lieferant hinzufügen“.

Gib dann in das Suchfeld den Namen des Lieferanten ein, dessen Online-Portal du anbinden möchtest.

Wird dir der gesuchte Lieferant im DropDown-Menü angezeigt, dann achte darauf, dass vor dem Namen ein grüner Punkt zu sehen ist. Dies bedeutet, dass du den Lieferanten uneingeschränkt anbinden kannst.

Im Feld Label kannst du eine für dich relevante Bezeichnung speichern, damit du z.B. später noch weißt, dass es sich hier um dein Buchhaltungsprogramm, ein Grafiktool o.ä. handelt.

Im Anschluss gibst du noch deine Login-Daten ein und klickst auf speichern. Du wirst dann zur Übersichtsseite dieses Lieferanten weitergeleitet.

Zusätzlich erscheint auf der rechten Seite eine grüne Meldung, dass der Lieferant erfolgreich hinzugefügt wurde.

Jetzt kann es ein bisschen dauern, bis die ersten Rechnungen abgeholt werden.

Möchtest du weitere Lieferanten anbinden, dann beginnst du mit diesem Schritt einfach wieder von vorne.

Wenn du später links im Menü auf „Rechnungen“ klickst, dann kannst du sehen, welche Rechnungen von invoicefetcher® bereits abgeholt und welche bereits an andere Apps bzw. Tools übertragen wurden.

An dieser Stelle kannst du dir die Rechnungen auch nochmal separat herunterladen, falls du das möchtest oder ganz aus deinem Account löschen.

2. Invoicefetcher® mit Lexware Office verbinden

Wenn du deine Lieferanten angelegt und verbunden hast, dann hast du schon einen großen Schritt in Richtung Zeitersparnis gemacht. Die Suche nach den Belegen aus Onlineportalen fällt ab jetzt nämlich weg.

Damit du die Rechnungen aber auch automatisiert in deinen Lexware Office Account übertragen lassen kannst, musst du Invoicefetcher® noch mit Lexware Office verbinden.

Hinweis: Diese Funktion steht dir im FreePaket nur die ersten 90 Tage zur Verfügung. Im Anschluss musst du die Rechnungen entweder selbst herunterladen und dann in deiner Buchhaltung wieder hochladen oder du musst auf eine Bezahlvariante upgraden.

Klicke links im Menü auf „App’s“.

Such dir Lexware Office aus der Liste der angezeigten Tools aus und klicke auf das Bild.

Dann wechselst du zum Reiter „Installieren“ und klickst auf den Button „Verbinden“.

Gib nun deine Zugangsdaten für deinen Lexware Office Account ein und erlaube den Zugriff.

Jetzt sind beide Accounts miteinander verbunden und Invoicefetcher® überträgt die Rechnungen automatisiert in deine Buchhaltung. Du findest die Rechnungen in Lexware Office unter dem Reiter „Belege“ und dann unter dem Menüpunkt „Zu prüfen“.