Fileee: Papierberge einfach bändigen
Dein zuverlässiger Partner, wenn es drum geht, Papierberge zu bändigen.
Fileee übernimmt nicht nur die Digitalisierung und Sortierung deiner Belege, sondern hilft dir auch noch dabei, die originalen Papierbelege so zu archivieren, dass du sie jederzeit griffbereit hast.
In diesem Artikel möchte ich dir die Grundfunktionen von dieses Tools vorstellen und zeigen, wie du Papierbelege ohne sortieren archivierst und trotzdem sofort wiederfindest.
Was ist Fileee?
Fileee ist ein Tool zur digitalen Dokumentenverwaltung. Du musst keine Software auf deinem PC installieren, sondern loggst dich einfach über deinen Webbrowser von überall aus ein.
Bereits die kostenfreie Version bietet dir eine Menge Funktionen, mit denen du starten kannst.
Du kannst das Tool mit einem Privataccount nutzen, um z.B. deine Belege für die private Einkommensteuererklärung zu sammlen.
Mit dem Businessaccount hast du die Möglichkeit, weitere Tools, wie z.B. deine Buchhaltungssoftware anzubinden.
Gespeicherte Belege werden dann automatisiert z.B. an Lexware Office oder Datev übergeben.
Wie kommen deine Belege zu Fileee?
E-Mail-Rechnungen
Verbinde dein E-Mail-Konto mit deinem Fileee-Account und leite Rechnungen direkt aus deinem E-Mail-Postfach weiter.
Hier bietet es sich an, eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang bei deinem E-Mail-Provider anzulegen.
Rechnungen aus Kundenaccounts
Hast du bereits digitalisierte Belege auf deinem PC gespeichert, z.B. Download-Rechnungen aus Kundenaccounts, lädst du diese einfach im Dashboard hoch.
Speicherst du digitale Belege in Cloudspeicher, wie z.B. Dropbox oder OneDrive, kannst du festlegen, welcher Ordner des Cloudspeichers regelmäßig auf neue Belege überprüft werden soll. Die von dir zuvor gespeicherten Rechnungen werden dann automatisiert dort abgeholt.
Ein Business-Account bietet dir die Möglichkeit, das Tool invoicefetcher® anzubinden.
Invoicefetcher® sammelt Rechnungen aus Onlineportalen automatisiert ein und übergibt sie an Fileee.
Wie invoicefetcher® genau funktioniert, zeige ich dir in diesem Artikel.
Papierrechnungen
Meiner Meinung nach das Herzstück dieser Software: Die Digitalisierung und Archivierung deiner Papierbelege!
Mit der Fileee-App fotografierst du deine Papierbelege einfach mit dem Smartphone ab und speicherst sie direkt in deinem Account.
Die originalen Papierbelege legst du anschließend in deine Fileee-Box.
Die Box funktioniert wie eine klassische Archivbox. Du kannst sie entweder fertig im Shop kaufen oder du bastelst dir mit der DIY-Variante aus einem alten Schuhkarton oder einem Aktenordner für bereits 2,99 € (inkl. 19% MwSt.) deine eigene Box.
Und so geht’s:
1. Beleg mit dem Smartphone über die Fileee-App fotografieren und hochladen.
2. Zugehörige Archivbox über den Barcode an der Box scannen.
3. Papierbeleg in der Box ablegen. Der zuletzt gescannte Beleg kommt immer oben auf den Stapel.
Benötigst du irgendwann einmal den Originalbeleg wieder, zeigt Dir das Tool anhand einer Farbskala, wo sich der Beleg in der Archiv-Box befindet.
Wie funktioniert Fileee?
Im Dashboard siehst du die zuletzt hochgeladenen Belege und kannst über den grünen Button „hochladen“ weitere Belege speichern.
Unter Dokumente siehst du deine Belege nochmals nach Datum geordnet. Hier kannst du sie weiter bearbeiten, indem du u.a. Titel vergibst, bestimmte Typen (Vertrag, Rechnung, etc.) zuweist oder Adress- und Rechnungsdaten erfasst.
Mit Hilfe von Tags vergibst du für jeden Beleg Schlagwörter bzw. Kategorien. Über die Filterfunktion kannst du dir später alle Belege zu einem bestimmten Schlagwort anzeigen lassen.