belegebox. – Digitale Belegverwaltung in der Cloud
Das ständige Suchen nach Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen ist immer noch einer der größten Zeitfresser im Backoffice.
Ein Tool, welches dir nicht nur in der Buchhaltung hilft, deine Belege digital zu verwalten, sondern auch weitere Dokumente wie Lieferscheine und Verträge digital und sortiert aufbewahrt, ist die belegebox.
In diesem Artikel gebe ich dir einen Überblick, was das Tool alles kann und wie es dich bei der digitalen Verwaltung deiner Belege unterstützen kann.
Was ist die belegebox.?
Belegebox. ist ein Dokumentenmanagementsystem, welches du in der Cloud nutzt. Das bedeutet, du loggst dich einfach über deinen Webbrowser ein und musst keine Software auf deinen PC installieren.
Dadurch verwaltest du alle Belege, egal auf welchem Weg sie in dein Unternehmen kommen, an einem zentralen Ort gespeichert. Du hast von nahezu überall Zugriff auf sie und leitest sie gesammelt an deine Buchhaltung weiter.
Du kannst das Tool auch als Vorsystem für deine Buchhaltung nutzen, um z.B. Rechnungen erst zu prüfen und freizugeben, bevor sie in der Buchhaltung landen.
Verbinde die belegebox. direkt mit deinem Buchhaltungstool, wie z.B. Lexware Office oder Sevdesk. Deine freigegebenen Belege werden dann automatisiert an deine Buchhaltungssoftware übergeben.
Du kannst belegebox. 30 Tage kostenfrei testen, danach musst du dich für eine kostenpflichtige Variante entscheiden.
Wie kommen deine Belege in die belegbox.?
E-Mail-Rechnungen
Unter Einstellungen / PlugIns richtest du dir deine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Mail-Rechnungen ein.
E-Mail-Rechnungen leitest du dann künftig einfach an diese E-Mail-Adresse weiter und die angehängten Belege werden automatisch von belegebox. gespeichert und in deine Inbox gelegt.
Papierbelege
Papierbelege scannst du entweder mit einem Dokumentenscanner ein oder du fotografierst die Belege mit der Belegebox App und deinem iPhone ab und lädst sie dann in deinen Account hoch. Für Android-Systeme gibt es die App leider noch nicht.
Die App selbst ist kostenlos. Für ein optimales Bildergebnis empfiehlt sich zusätzliche eine Scan-App, mit welcher du PDFs per E-Mail versenden kannst.
Deine eingescannten Belege leitest du dann, je nach Betriebssystem, entweder direkt von deinem Smartphone über die App an deinen Belegebox Account weiter oder du sendest das Dokument direkt an deine Belegebox-E-Mail-Adresse.
Hast du deine Papierbelege mit einem Dokuemtenscanner gescannt und auf deinem PC zwischengespeichert, lädst du die PDF-Dateien direkt im Dashboard hoch.
Rechnungen aus Kundenaccounts
Hast du Belege, die bereits digitalisiert sind, weil du sie z.B. aus Kundenaccounts heruntergeladen hast, dann lädst du die PDF-Dateien ebenfalls direkt im Dashboard hoch.
Alternativ hast du die Möglichkeit, das Tool invoicefetcher® mit deinerm belegebox-Account zu verbinden.
Invoicefetcher® sammelt die Rechnungen automatisiert aus deinen Kundenaccounts ein und übergibt sie an die belegebox.
Wie invoicefetcher® genau funktioniert, zeige ich dir in diesem Artikel.
Wie funktioniert die belegebox.?
Alle hochgeladenen Belege landen zunächst in der sogenannten Inbox. Die Inbox ist ein Sammelordner, von welchem aus du deine Belege weiter bearbeiten, verteilen oder freigeben kannst.
Im Hauptordner Checkbox legst du dir deine individuellen Ordner an, um deine Belege zu verwalten. Lege z.B. einen Ordner „Eingangsrechnungen“ für alle Eingangsrechnungen an oder einen Ordner „Verträge“ für alle Kunden- und Lieferantenverträge.
Freigegebene Belege landen anschließend in der Sendbox. Von dort aus werden diese an angebundene Buchhaltungssyteme weitergegeben.
Schlussendlich landen die Belege in der Archivebox, wo sie so lange aufbewahrt werden, wie du eingestellt hast.