FinHelper: E-Mail-Rechnungen automatisiert in deine Buchhaltung importieren

Eine Aufgabe, die die Arbeit in der Buchhaltung ziemlich in die Länge ziehen kann, ist das Suchen von Belegen. Hast du sie gefunden, musst du anschließend auch noch die Rechnungen in die Buchhaltung importieren.

Vor allem im E-Mail-Postfach gehen Rechnungen leicht verloren. Deshalb möchte ich dir heute FinHelper* vorstellen – ein Online-Tool, mit dem du deine E-Mail-Rechnungen ganz einfach und automatisiert in dein Buchhaltungsprogramm importieren kannst.

Hinweis: FinHelper ist momentan mit folgenden Buchhaltungsprogrammen nutzbar (Stand: 5/2024):

• lexoffice
• WISO MeinBüro 
• orgaMAX

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Einrichtung

Nachdem du dich bei FinHelper registriert und eingeloggt hast, musst du dein Buchhaltungstool mit deinem Account verknüpfen.

Dazu klickst du einfach im Menü auf „Konten“ und gibst die entsprechenden Daten ein. Rechts neben der Eingabemaske, sowie weiter unten auf der Startseite, stehen dir auch kurze Hilfevideos zur Verfügung.

Anschließend wird von FinHelper eine eigene E-Mail-Adresse für dich generiert, welche als Schnittstelle zwischen deinem E-Mail-Programm und deinem Buchhaltungstool agiert.

Setze den Haken bei „automatisch abrufen“, um automatisiert Rechnungen in die Buchhaltung importieren zu können, sobald ein Beleg an die interne E-Mail-Adresse gesendet wird.

Wie kannst du die Rechnungen in die Buchhaltung importieren?

Grundsätzlich hast du natürlich die Möglichkeit, dir deine Rechnungen direkt an deine FinHelper-E-Mail-Adresse senden zu lassen.

Solltest du jedoch aus Versehen einmal eine Rechnung in deinem Buchhaltungstool löschen, bevor du sie erfasst hast, ist es relativ aufwändig, die Rechnung wieder zu beschaffen. FinHelper verfügt nämlich über kein eigenes Rechnungsarchiv.

Außerdem archiviere ich meine Rechnungen gerne zusätzlich in meinem E-Mail-Programm und habe mir deshalb in meinem Postfach einen eigenen Ordner für sie angelegt.

Lösche ich aus Versehen mal eine Rechnung, die bereits an mein Buchhaltungstool übertragen wurde, kann ich sie ganz einfach erneut aus meinem E-Mail-Postfach übertragen lassen.

Anschließend findest du 2 Workflows für die Buchhaltung, die ich meinen Kunden in diesem Fall gerne empfehle.

Workflow für die Buchhaltung – Variante 1

Speichere dir die E-Mail-Adresse, die FinHelper für dich generiert hat, in deinen Kontakten in deinem E-Mail-Programm ab.

Immer, wenn du nun einen Beleg per E-Mail bekommst, leitest du die komplette E-Mail einfach direkt aus deinem E-Mail-Account an deine FinHelper-E-Mail-Adresse weiter. Die PDF-Anhänge deiner E-Mail werden automatisch in dein Buchhaltungstool importiert.

Wenn du Rechnungen hast, die du lokal auf deiner Festplatte als PDF-Datei gespeichert hast, z.B., weil du sie aus Portalen herunterladen musst, dann leitest du alle Dateien zusammen in einer einzigen E-Mail an FinHelper weiter.

Jede PDF-Datei wird als eigener Beleg in deine Buchhaltung importiert.

Workflow für die Buchhaltung – Variante 2

Wenn du dich mit der Technik deines E-Mail-Programms gut auskennst, kannst du auch eine E-Mail-Regel einrichten.

Ich habe mir in meinem E-Mail-Postfach einen eigenen Ordner für alle E-Mails angelegt, die Rechnungen enthalten.

Dann habe ich eine Regel erstellt, dass alle E-Mails, die in diesem Ordner landen, automatisch an die FinHelper-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

So muss ich nur noch mein Postfach aufräumen und die E-Mails in den entsprechenden Ordner verschieben. Den Rest übernehmen die E-Mail-Regel und FinHelper für mich.

Falls du dich mit der Technik nicht so gut auskennst, aber trotzdem gerne einen E-Mail-Regel einrichten möchtest, dann helfe ich dir in einem Workshop gerne weiter.

Wo finde ich die importierten Rechnungen?

Du findest deine Rechnungen in dem Bereich deines Buchhaltungsprogramms, in dem alle Rechnungen gespeichert werden, die du (bisher manuell) hochgeladen, aber noch nicht erfasst hast.

Preise: Was kostet FinHelper?

Zu Beginn kannst du FinHelper 7 Tage lang kostenlos testen. Danach musst du dich für eines der drei angebotenen Pakete entscheiden.

Pro Buchhaltungsaccount benötigst du eine FinHelper-E-Mail-Adresse. Das kleinste Paket für einen Buchhaltungsaccount liegt derzeit bei 3 € zzgl. MwSt. pro Monat (Stand September 2023).

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• du kannst für einen sehr günstigen Preis starten
• monatlich kündbar
• kein Limit, d.h. du kannst so viele Rechnungen importieren lassen, wie du möchtest.
• du musst keinen Zugriff auf dein E-Mail-Konto gewähren
• keine Installation nötig, da es sich um eine cloudbasierte Software handelt
• Firmensitz in Deutschland

Nachteile:

• FinHelper funktioniert nur mit E-Mail-Belegen, d.h. du kannst keine Portale anbinden, um Rechnungen von dort aus automatisiert abzurufen.
• Es gibt keine Übersicht, welche E-Mail-Belege wann importiert wurden. Wenn du versehentlich einen Beleg in deinem Buchhaltungsprogramm löschst, dann musst du ihn manuell aus deinen E-Mails heraussuchen und erneut hochladen.

Fazit

Wenn du überwiegend Rechnungen per E-Mail erhältst, ist FinHelper* eine gute und günstige Möglichkeit, dir viel Zeit bei der Belegsuche zu sparen.

Mit einem einfachen Workflow für die Buchhaltung kannst du die Software sogar komplett automatisiert nutzen.